* 본 게시글은 2019년도 기준으로 작성된 콘텐츠로, 홈페이지 개편으로 인해 재업로드하였습니다.
문서중앙화 솔루션 개념 정리
문서중앙화 솔루션은 문서 보안과 문서 관리 기능을 하나의 솔루션으로 제공합니다. 때문에 수 많은 기업의 보안 담당자들이 도입을 검토하는 인기 솔루션으로 자리잡고 있습니다.
이번 컨텐츠에서는 문서중앙화가 무엇인지, 어떤 솔루션을 말하는 것인지 그 개념을 정리해 보도록 하겠습니다.
문서중앙화 = 저장소+ 중앙화(보안)
– 저장소 : 로컬 저장이 되지 않고 중앙 서버에 저장이 되도록 함
– 중앙화(보안) : 개인 PC에 파일을 저장하지 못하게 하거나 인쇄하지 못하게 하는 등 문서의 유출을 막음
문서중앙화 솔루션은 크게 문서 유출 방지, 문서 유실 방지, 문서 관리 기능의 세 가지 기능을 제공합니다. 문서 유출 방지는 파일 복사나 문서 출력 등으로 인해 기업의 문서가 외부로 반출되는 것을 막는 기능이며, 문서 유실 방지는 담당자의 실수나 악의적인 의도로 인한 파일 삭제 또는 랜섬웨어로 인한 파일 손실 등에 대비하는 기능입니다. 문서 관리는 문서의 이력이나 버전을 관리함으로써 시점 별 복구 등을 가능하게 합니다.
기업의 중요한 자산인 CAD 도면이나 계약서 등의 업무용 문서들이 개인 PC나 NAS 등에 저장되는 경우 유출이나 유실 위험에 노출될 가능성이 높습니다. 문서중앙화 솔루션은 문서를 중앙서버로 강제 집중 화함으로써 문서에 대한 회사 소유권을 강화하고, 악의적은 삭제 및 정보유출, 랜섬웨어 등의 보안 사고를 미리 예방하여 데이터를 보호할 수 있습니다.
기존 문서 보안 체계 vs 문서중앙화 솔루션
관리 포인트를 부분화 하는 기업은 원하는 기능을 구현하기 위해 여러 솔루션을 도입합니다. 매체 제어를 위해 DLP 솔루션을, 문서 암호화를 위해 DRM 솔루션을, 문서 관리를 위해 EDMS 솔루션을 도입하는 등, 기능별로 전문화된 솔루션을 도입하는 것은 그만큼 세부적인 제어가 가능하지만 단점도 있습니다. 먼저, 기업의 주요 정보가 수 많은 PC에 산재되어 관리 포인트가 많아진다는 점이 있습니다. DRM 솔루션의 경우 보호가 가능한 문서의 종류가 제한적이라는 문제도 있습니다. 암호화되지 않은 문서의 디스크 교체, PC 폐기 등으로 인한 유출 가능성도 존재합니다. 만약 개인정보 보호를 위해 개인정도 스캔 솔루션을 사용한다면 PC 성능의 심각한 감소를 느끼실 수도 있습니다. 키 관리 시스템이 없다면 개인정보 파일의 암호 분실로 인한 업무 공백이 생길 수 있다는 점도 감안해야 합니다.
문서중앙화는 DRP, DRM, 개인정보보호, EDMS 기능을 모두 제공합니다. 예를 들어 문서중앙화 ClouDoc(클라우독)의 경우 고객 개인정보, 기업 기밀 정보, 일반 업무 문서 등을 중앙 문서함에서 체계적 보안/관리가 가능합니다. 또한, 랜섬웨어에 대응이 가능하며 특히, 편집중인 문서나 보안디스크에 대한 감염까지 차단하는 고유의 기능을 보유하고 있습니다. 비용적인 측면에서도 개별 솔루션들을 따로 도입하는 것보다 문서중앙화 솔루션을 도입하는 것이 훨씬 유리할 뿐만 아니라 여러 솔루션을 운영하면서 발생할 수 있는 충돌 문제에 있어서도 자유로워질 수 있습니다.
[위 자료는 문서중앙화 ClouDoc을 기준이며, 문서중앙화 솔루션마다 기능 차이가 있을 수 있습니다.]
ClouDoc(클라우독)으로 문서중앙화 알아보기
시장에 출시되고 있는 문서중앙화 솔루션들은 모두 중앙화 툴과 저장소가 합쳐진 개념이지만 어느 쪽에 무게를 더 두고 있는지에 따라 솔루션의 특정도 달라집니다. 그 중 ClouDoc(클라우독)은 대표적인 문서중앙화 솔루션 중 하나로, 쉽고 편리한 파일 공유 등에 초점을 맞춘 제품입니다.
특히 자체 개발한 탐색기 드라이브 기술을 토대로 효율적인 문서중앙화와 편리한 사용성을 제공합니다. 사용자는 윈도우 탐색기를 이용해 C드라이브에 저장하는 것처럼 문서중앙화 드라이브에 문서를 저장하면 됩니다. 단순히 저장 경로만 바뀐 수준이기에 불편하지 않고 윈도우 탐색기에서 문서 내용 검색이나 이미지 텍스트 추출 검색 등의 강력한 기능도 활용할 수 있습니다. 사용자는 문서중앙화 ClouDoc(클라우독)을 통해 고객 개인 정보(텍스트, 이미지, 동영상), 핵심 설계 CAD 도면, 제품 디자인 그래픽 자료, 생산/제조관리, 제조관련 특허기술자료 등 기업의 중요 문서를 한번에 관리할 수 있습니다.
위의 ClouDoc(클라우독)의 특장점을 참고하시고 문서중앙화 솔루션에 대해 더욱 자세히 알고 싶으시거나 ClouDoc(클라우독)에 대해 궁금한 사항이 있으시면 아래 상담·문의하기를 클릭하시기 바랍니다.
