기업 업무 환경에 큰 변화가 일어났습니다. 많은 기업들이 코로나19로 인해 임시로 시행했었던 재택근무를 장기간 경험해보며 기본 업무 환경을 재택근무로 채택하는 중이기 때문입니다. 사내 PC에서만 가능한 업무를 집이나 카페 등 회사 외부에서도 할 수 있도록 가상사설망(VPN)을 도입하는 기업들이 늘어났고, 다수의 팀원들이 원활하게 회의를 진행할 수 있는 영상회의 프로그램도 각광받고 있습니다.
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코로나19 이후 본격적인 스마트워크 환경을 조성하기 위해서 무엇보다 중요시 되어야할 것은 보안입니다. 안정적인 협업 환경을 물론 보안 우려까지 어느 정도 해결할 수 있는 제품이 필요한 것이죠. 그렇다면 어떤 솔루션을 통해 더 안전한 스마트워크 환경 속 업무효율을 높일 수 있을까요?
문서중앙화란?
문서중앙화란 기업의 문서 및 데이터를 서버에서 통합적으로 관리하고 제어하는 시스템입니다. EDMS, DLP, DRM 등의 보안 기능을 ‘문서중앙화’라는 하나의 시스템에서 경험하고, 중앙 문서함을 통한 문서 공유와 편집을 통해 효율적인 업무를 도모할 수 있습니다. 문서중앙화로 팀 또는 직원 별 문서에 대한 취급 권한을 다르게 설정할 수 있습니다. 이를 통해 보다 꼼꼼하게 문서를 관리할 수 있다는 특장점이 있습니다. 뿐만 아니라, 중앙 서버에 저장된 데이터는 로컬 디스크, USB 등 외부 공유 및 저장이 금지되어 안전한 보안 기능까지 제공합니다. 여기에 버전 관리 등의 기능으로 랜섬웨어 등 사이버 범죄도 예방할 수 있어 비대면 업무 환경에서 가장 주목 받고 있는 솔루션 중 하나로 급부상 하고 있습니다.
VDI 환경이란?
데스크톱 가상화를 뜻하는 VDI(Virtual Desktop Infrastruture)는 말 그대로 가상의 컴퓨터 환경을 제공하는 시스템입니다. 데이터 센터가 있는 서버에서 가상의 데스크톱 환경을 생성하고, 이 데스크톱 환경에 접속해 작업을 진행합니다. 데스크톱의 본체는 중앙 서버에 있고, 컴퓨터와 키보드, 마우스로만 업무를 수행할 수 있다고 이해하시면 될 것 같습니다. VDI는 IT 담당자가 회사 곳곳에 분산된 개인 PC를 일일이 관리하지 않아도 되므로 관리 측면에서 편리하고, VPN 대비 보안 상 더욱 안전하며, 업무에 필요한 PC 데스크톱 서비스를 안정적으로 제공할 수 있습니다. 물론 VDI는 PC를 대체할 별도의 하드웨어를 도입해야 하므로 VPN에 비해 구축에 시간이 걸리고 도입을 위한 상당 규모의 예산을 따로 잡아야 한다는 단점도 있습니다. 그러나 데이터 보안에도 탁월하여 본격적인 보안 시스템 구축을 위한 도입 문의가 늘어나고 있는 추세입니다.
문서중앙화와 VDI 비교, 차이점은?
문서중앙화와 VDI의 개념에 대해 알아보았다면, 시스템의 운영 방식, 목적, 특징 등에 대해 본격적으로 비교해 봅시다.
문서중앙화 ClouDoc, VDI 환경에서 최적의 문서 관리 시작!
많은 기업들이 VDI 환경에서 업무를 하고 있습니다. 이동 중이거나 재택 근무를 할 때도 업무가 가능한 환경을 제공하기 때문인데요. 이에 못지 않게 중요한 또 다른 이유는 VDI 환경(가상데스크탑 환경)은 정보 유출에 대한 통제가 용이하기 때문에 보안성이 확보되고, 다양한 문서를 중앙화 시킬 수 있어서 직원들의 업무 생산성이 높아집니다. 그럼에도 아쉬운 점이 있다면 무엇이 있을까요? 아래와 같은 VDI 환경에서 근무하고 있는 사례로 예시들 들어보겠습니다. 전 직원이 가상 데스크탑 환경을 사용하여 언제 어디서나 편리하게 업무를 볼 수가 있습니다. 그럼에도 불구하고 불편한 점이 있다고 하는군요.
1) 한 직원은 방금 문서를 저장했는데, 실수로 문서의 상당량을 지운채로 저장했습니다. 기억을 더듬어가며 문서의 내용을 다시 작성해야 합니다.
2) 또 다른 직원은 3달 전에 자신이 작성한 문서를 찾을 수가 없습니다. 검색을 해보았지만, 파일 이름만으로는 찾으려는 문서를 찾기에 역부족입니다.
3) 사장님은 여러 차례 발생한 직원에 의한 정보유출 사건의 대응책을 마련하느랴 분주합니다. 그동안 파일을 사용한 흔적을 기록하지 않다 보니 이런 사건에도 별다른 해결책이 없습니다.
가상 데스크탑 환경(VDI)을 도입하셨나요? 문서는 어디에 저장하시나요? Window 파일 서버? 아니면 네트워크 스토리지와 같은 곳에 보통 문서를 저장하게 됩니다. 같은 VDI 환경에서도 클라우독을 통해 문서를 저장하고 관리한다면 어떤 효과가 있을까요?
#협업환경 제공
클라우독은 개인문서함은 물론 공유문서함과, 부서문서함 등과 같은 협업 환경을 제공합니다. 폴더를 공유하면 공유 받는 사용자는 공유문서함에서 즉시 확인이 가능합니다. 부서문서함에 작성한 문서도 같은 부서원이라면 Windows 탐색기 부서문서함에서 즉시 열람이 가능합니다. 물론, 문서 열람에는 적절한 권한이 필요합니다.
#문서버전관리
실수로 손상된 문서를 저장하셨나요? 클라우독을 통해 자동으로 보관된 이전 문서로 복원하여 예상치 못한 문제 상황에도 쉽게 업무 연속성을 보장합니다.
#내용 검색
클라우독에 저장한 문서는 문서 내용에 기반하여 검색이 가능합니다. 오래 전에 작성해서 저장한 위치가 잘 기억이 나지 않더라도 적절한 키워드만 입력하고 검색하면 찾을 수 있습니다.
#직원 간 문서 공유
직원간에 문서를 전달하기 위해서 더 이상 첨부가 필요하지 않습니다. 단지 문서의 링크를 복사해서 이메일이나 메신저 등으로 전달하기만 하면 됩니다. 이 방법은 스토리지 공간을 절약함은 물론이고 편리하고 생산적인 업무를 가능하게 해 줍니다.
#협력사 파일 전송
협력사에 문서를 보내고자 하는 지원은 반출 승인을 받은 후에 문서를 보낼 수 있습니다. 작은 문서는 첨부하여 보내고, 대용량 문서인 경우 크기의 제한 없이 링크를 협력사에 전달할 수 있습니다. 대외용 링크메일로 링크를 협력사에 보낸 경우 One Time Password로 오직 원하는 사람만 문서를 수신하도록 보안 설정을 할 수 있습니다.
#모바일 기기 활용
Mcloudoc에 저장한 문서는 필요한 경우 가상데스크탑환경을 거치지 않고도 PC나 모바일에서 직접 접근이 가능합니다. 모바일의 경우 문서를 열람하고 기존 문서 위에 메모를 하는가 하면 Push 메시지를 받은 후에 반출 승인을 하는 등의 작업이 가능합니다. 이런 작업은 사내는 물론 사외에서도 수행가능합니다.
# 문서 액세스 로그
클라우독에 저장되어 있는 문서들에 대해 열람과 저장은 물론 이름 변경이나 삭제 등과 같은 다양한 작업이 기록됩니다. 관리자는 이러한 기록을 사후에 열람할 수 있습니다. 이 기능은 전 현직 직원에 의한 정보유출이 있는 경우 사전에 추적이 용이합니다
#각종 통계자료 제공
클라우독은 문서관리 시스템 사용현황, 문서와 어플리케이션 종류별 현황은 물론, 각 부서별 각종 통계치를 보여줍니다. 또한 악의적인 문서 삭제나 랜섬웨어 감염 등을 모니터링하여 경고함으로써 관리자가 대응할 수 있도록 해줍니다.
Citrix 제품인 sharefile의 경우 사용자들이 :C 드라이브에 저장한 문서를 서버에 동기화합니다. 하지만 클라우독은 동기화 방식은 배제하고 중앙에 직접 입출력함으로써 Single Source 문서 구조를 유지합니다. 이 구조에서 문서 관리 체계는 간단하고 명확해집니다.
클라우독은 다수 기업에서 VDI 환경 하에 문서중앙저장소로써 활용되고있습니다. VDI 환경에서 단순 파일 열람용 스토리지였던 중앙저장소가 지능적인 협업툴이 되기를 원하신다면 VDI와 함께 클라우독을 사용하실 것을 권장드립니다. 파일 열람은 물론이고 협업 공간 제공, 버전 관리, 내용검색, 문서공유, 모바일 접속, 액세스 로그와 각종 통계정보 제공 등을 통해 지능적이고 효율적인 업무 도구로 활용이 가능합니다.
이번에는 문서중앙화와 VDI에 클라우독이 결합되어 어떻게 지능적이고 생산적인 업무 환경을 갖출 수 있는지 살펴보았습니다. VDI에 단순한 스토리지만 도입해서 문서 활용이 부진했던 기업이라면 클라우독을 통해 편리한 문서 관리와 발생 가능한 다양한 사고들에 대비할 수 있는 안전한 협업 환경을 경험할 수 있습니다. 서버 보안 뿐만 아니라 통신 보안 기술까지 적용된 클라우독은 신뢰를 기반한 보안 기술을 통해 기업의 자산을 안전하게 보호합니다. 클라우독 도입으로 사내에서 생성되는 모든 데이터를 중앙 문서함에서 효율적이고 체계적으로 관리하고, 언제 어디서나 안전하게 사용하세요!
