* 본 게시글은 2017년도 기준으로 작성된 글을 재업로드하였습니다. 참고 부탁드립니다.
조직의 핵심 기술부터 전략까지 중요한 정보를 담고 있는 업무 문서는 무엇보다 보안이 가장 중요합니다. 이전부터 많은 기업들이 이러한 문서관리의 중요성을 인식하고 체계적으로 관리하기 위해 노력해왔는데요. 그 중 문서중앙화 솔루션은 다양한 형태의 업무 결과물들을 개인 PC가 아닌 조직 중앙 서버에 저장하고 활용하는 환경입니다. 최근 각종 보안사고가 증가하면서 보안과 협업까지 강조한 문서중앙화를 고려하는 회사가 많아지고 있습니다. 그렇다면 문서중앙화 환경을 구축하기 위해서 고려해야 할 사항은 무엇일까요?
1. 사용자들의 거부감이 없는가?
문서중앙화는 사용자들이 기존 업무 방식을 그대로 적용해 거부감 없이 사용할 수 있어야 합니다. 문서중앙화를 도입할 경우 일부 사용자들의 경우 개인 PC에 저장하던 문서를 강제로 다른 위치에 저장해야 한다는 것에 익숙하지 않거나 거부감을 느낄 때가 있는데요. 따라서 사용자가 불편해하지 않도록 기존 PC에서도 문서를 작성하거나 조회, 수정할 수 있도록 동일한 환경을 마련해주어야 합니다.
2. 속도에 변함이 없는가?
처음 문서 중앙화를 도입할 때 문서를 저장하거나 조회할 때 속도가 오래 걸리진 않을까 고민하는 경우가 있습니다. 하지만 속도 저하 문제는 대부분 네트워크 드라이브 방식의 문서중앙화인 경우 발생하므로 가상 드라이브 방식의 문서중앙화를 사용할 때에는 속도가 문제되지 않습니다.
네트워크 드라이브 방식과 가상 드라이브 방식은 임시 공간 여부에 따라 나뉘는데요. 가상 드라이브 방식은 문서를 조회하거나 편집할 경우에 먼저 중앙 서버에서 해당 문서를 내 로컬 PC 영역에 생성된 임시 공간으로 저장하기 때문에 기존 내 PC에서 작업하던 속도와 동일한 수준을 가능하게 합니다. 이와 달리 네트워크 드라이브 방식은 작업 중간에 저장되는 데이터를 계속해서 중앙 서버로 올리기 때문에 속도가 저하될 수 있습니다. 특히 조직 사용자들이 모두 사용하는 서버의 경우 이 같은 문제점이 더욱 심각하게 발생합니다.
3. 보안 기능이 철저한가?
문서중앙화는 중앙 서버에 모든 문서가 저장되어 있는 만큼 다양한 보안 기능이 필요합니다. 특히 외부 해킹은 물론 내부 직원에 대한 유출 방지 보안 기능이 반드시 제공되어야 하는데요. 이외에도 문서 암호화는 가능한지, USB나 외장하드 등 저장 장치에 대한 보안은 어떠한지, 접속 IP 설정 기능은 어떠한지 등 다양한 보안 기능에 대해 꼼꼼히 확인해야 합니다.
4. 접근 권한 설정이 편리한가?
문서중앙화는 조직의 문서를 안전하게 지킬 뿐만 개인 PC에 저장되던 문서를 한데로 모아 관리하기 때문에 필요한 사람은 누구나 언제든 활용해 업무 효율성을 향상시킬 수 있습니다.
이 때문에 사용자별, 부서별, 프로젝트별 문서나 폴더에 접근할 수 있는 권한을 세세하게 설정할 수 있는 기능이 필요합니다. 또 권한 없는 사용자라도 승인을 통해 특정 문서를 활용할 수 있는 예외 프로세스를 갖추고 있어야 합니다. 그리고 이 모든 과정이 시스템에 남아야 문제가 발생하더라도 원인을 신속하게 파악할 수 있습니다.
5. 모바일 지원이 가능한가?
스마트폰이 대중화된 만큼 외근이나 출장 중에도 업무를 효율적으로 수행하려면 문서중앙화 시스템이 모바일 환경에서도 지원되는 것이 좋습니다.
